Gestionar eficazmente los recursos de los proyectos es crucial para las organizaciones de servicios profesionales y otras empresas que gestionan su negocio por proyectos. La eficacia en la gestión y optimización de los recursos determinará los ingresos por empleado y la rentabilidad global de la organización.
Pero ¿qué es la gestión de recursos dentro de la gestión de proyectos y cuáles son las partes claves de ese proceso? En este artículo te lo explicamos.
¿Qué es la gestión de recursos?
La gestión de recursos es el proceso de planificación y utilización de los recursos necesarios para completar un proyecto. Ayuda a los gestores de proyectos a planificar eficazmente la capacidad de sus recursos, la tasa de utilización y los calendarios. De este modo, los equipos entregan el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.
Un recurso es cualquier cosa que se necesite para completar un proyecto: miembros del equipo, presupuestos, oficinas, maquinaria, software, etc. Todos los recursos son finitos y hay que gestionarlos bien para evitar que se agoten antes de terminar el proyecto.
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Puede cumplir los plazos con mayor precisión y predecir con exactitud los plazos de futuros proyectos si gestiona los recursos con eficacia.
Procesos de gestión de recursos de proyectos
El Project Management Book of Knowledge (PMBOK) es quizás el más utilizado por los profesionales de la gestión de proyectos en todo el mundo. De acuerdo con él, existen seis procesos de gestión de recursos de proyectos. Analizaremos cada uno de ellos por separado.
1. Planificación de la gestión de recursos
Lo primero es identificar el tipo de recursos necesarios y su número para conseguir los resultados del proyecto. Pero antes hay que entender el proyecto. ¿Cuáles son los resultados esperados? ¿Qué tipo de habilidades y competencias se necesitan? ¿Cuál es el calendario? ¿Cuáles son los hitos? ¿Cuáles son las dependencias? Todas estas preguntas deben abordarse y comprenderse antes de iniciar el ejercicio de identificación de los recursos.
Además, hay que escuchar a todas las partes interesadas para conocer sus expectativas. También hay que intentar leer entre líneas porque, al fin y al cabo, es posible que las partes interesadas no expresen lo que quieren de forma tan explícita.
Una vez evaluados todos los requisitos, es más fácil definir el tipo de recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Algunos tendrán competencias específicas y otros requisitos de tamaño concretos. Por lo tanto, un plan de gestión de recursos del proyecto suele ser un componente del plan general del proyecto.
2. Estimar los recursos de la actividad
Luego de haber identificado los recursos que necesita, se puede ser más específico. La estimación de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto debe hacerse siempre en la fase de planificación. Los recursos se clasifican en función del tipo y la cantidad. También se tienen en cuenta otros factores como la disponibilidad y la calidad, que podrían afectar al coste o el calendario del proyecto.
Por lo tanto, en este punto se lleva a cabo la estimación de los recursos humanos, materiales, equipos, herramientas y tecnologías, instalaciones y suministros necesarios para completar el proyecto. Hay tres métodos principales de estimación que se utilizan junto con la estimación ascendente y descendente. Son el análogo, el paramétrico y el de tres puntos. Esto contribuye a la ejecución eficaz del proyecto. Una vez estimados los recursos necesarios, se procede a su asignación.
3. Adquirir recursos
Tras estimar y asignar los recursos en función de las tareas del proyecto y una vez iniciada la fase de ejecución del mismo, llega el momento de conseguir realmente los recursos necesarios identificados en el plan de recursos del proyecto. Así pues, tomar una decisión sobre cómo y cuándo se van a adquirir estos recursos. Para ello, se consulta el calendario del proyecto para ver cuándo se necesitarán los recursos y se avisa al departamento de adquisiciones, que se encarga de adquirir los equipos, herramientas, materiales, etc., necesarios para el proyecto.
Se establece un plan de adquisiciones independiente, otro componente del Plan de Gestión del Proyecto, y el equipo de adquisiciones adquiere los recursos necesarios en consecuencia. Al mismo tiempo, se inicia la contratación de la mano de obra necesaria para trabajar en el proyecto. Esto puede hacerse tanto interna como externamente.
Puede haber personas en la propia organización que tengan las habilidades necesarias para trabajar en el proyecto y algunas de ellas podrían estar buscando un nuevo papel. La contratación externa implicaría anunciar los puestos y cubrirlos con candidatos de fuera de la organización.
4. Desarrollar el equipo
Se trata de una parte más complicada que la planificación, la estimación y la adquisición de recursos, porque implica a seres humanos. No es fácil desarrollar, gestionar y motivar a un equipo, pero eso es precisamente lo que se necesita para llevar a buen término el proyecto.
Por lo tanto, hay que fomentar las condiciones que permitan a las personas rendir al máximo. Las descripciones claras de los puestos y las expectativas de cada miembro del equipo desempeñan un papel importante en este sentido.
Es necesario proporcionarles formación si es necesario, mantenerlos motivados, darles una sensación de seguridad y animarlos a comunicarse libremente para poder obtener la información correcta a medida que avance el proyecto.
La mayoría de la gente busca un trabajo gratificante y oportunidades de crecimiento profesional. Así que muéstrales los aspectos positivos del proyecto. Celebra con ellos cada vez que se alcance un hito o se consiga algún otro logro. Desarrollar los conocimientos y habilidades del equipo durante el transcurso del mismo es otra forma de mantenerlos motivados, ya que verán la oportunidad de aprender cosas nuevas.
5. Gestionar el equipo
Es innegable que el equipo del proyecto desempeña un papel importante en la realización del proyecto y en su éxito. Seguir, controlar y medir el rendimiento del equipo en su conjunto y de cada uno de sus miembros es importante, tanto desde el punto de vista del éxito del proyecto como para impulsar la productividad del equipo. También es vital para gestionar eficazmente los recursos.
Esto también ayuda a identificar cualquier necesidad de formación o entrenamiento adicional a cualquier miembro del equipo para mejorar el rendimiento. Por lo tanto, la gestión del equipo del proyecto es un componente importante y un proceso clave de la gestión de recursos del proyecto.
6. Evaluar y controlar continuamente los recursos
Al principio de cada nuevo proyecto, todo el mundo empieza con positivismo, pero una vez que comienza el trabajo real y se está en medio de todas las actividades, y se es bombardeado con peticiones y consultas de las partes interesadas, es cuando se siente la necesidad de métricas.
Evaluar continuamente el rendimiento de los recursos es tan importante como los propios recursos. Hay que evaluar periódicamente si estos se utilizan con eficacia y si realizan el trabajo para el que han sido desplegados. Para ello se necesitan procedimientos de control regulares y continuos. Además, un examen periódico del plan de gestión de recursos garantizará que estos se utilicen de acuerdo con el plan.
Para garantizar el uso óptimo de los recursos, se llevan a cabo análisis de costes y beneficios y análisis de alternativas.
Ya se trate del desarrollo de una solución informática innovadora, del lanzamiento de una campaña de marketing o de la creación de un nuevo producto o servicio, cada proyecto es diferente de los demás. Pero algo común en todos es contar con una gestión eficaz de los recursos para garantizar su éxito.
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